Sistema Automatizado Antilavado: Guía LFPIORPI 2025
Descubre los 5 pasos esenciales para implementar mecanismos automatizados de prevención de lavado de dinero según las reformas de julio 2025
KYC-SYSTEMS
¿Tu empresa está preparada para la nueva obligación de automatización antilavado?
El 16 de julio de 2025 marcó un antes y un después para los sujetos obligados en México. Las reformas a la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita (LFPIORPI) introdujeron una obligación novedosa: la implementación de mecanismos automatizados o un sistema automatizado antilavado para cumplir con las responsabilidades de prevención.
Esta nueva obligación, establecida en la fracción X del artículo 18 de la LFPIORPI, busca equiparar a los sujetos obligados con los estándares que ya manejan las entidades financieras. Si bien las reglas de carácter general que definirán los "cómos" exactos se esperan dentro de los 12 meses siguientes a la publicación de la ley, es crucial que los sujetos obligados inicien su preparación de inmediato.
⚠️ Dato clave: El término "mecanismos automatizados" en plural permite tener varias soluciones, y no necesariamente implica la compra de un único software costoso, especialmente para las Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs) o aquellas con pocas operaciones.
A continuación, te presentamos una guía estructurada en 5 pasos para implementar efectivamente un sistema automatizado antilavado y cumplir con la LFPIORPI.
Paso 1: elaboración y documentación del Enfoque Basado en Riesgo (EBR)
Antes de seleccionar cualquier tecnología, el sujeto obligado debe entender y documentar sus riesgos inherentes.
1.1 Diagnóstico del riesgo
Se debe llevar a cabo una evaluación exhaustiva con un Enfoque Basado en Riesgos (EBR), según lo establece la fracción VII del artículo 18. Este EBR debe permitir identificar, analizar, entender y mitigar los riesgos propios de la actividad vulnerable, así como los de los clientes o usuarios.
1.2 Medición del riesgo
El EBR implica calificar el grado de riesgo de la actividad vulnerable y de los clientes. La metodología debe estar hecha a la medida de la entidad, no basarse en una evaluación genérica del sector.
? Punto importante: El EBR no es una "fotografía" estática, sino una herramienta dinámica que debe actualizarse continuamente, al menos anualmente, para reflejar nuevos riesgos.
1.3 Actualización del Manual PLD/FT
El manual de políticas internas debe ser elaborado y observado (fracción VIII del artículo 18). Este documento debe incluir:
- El Enfoque Basado en Riesgo documentado
- La metodología para identificar y dar seguimiento a las Personas Políticamente Expuestas (PEPS)
- Los criterios, medidas y procedimientos necesarios para el cumplimiento
Plataformas especializadas como KYC SYSTEMS facilitan la documentación y aplicación del EBR mediante matrices de riesgo automatizadas que se ajustan a las características específicas de cada empresa.
Paso 2: definición de las funcionalidades y requerimientos técnicos
El sistema automatizado no es un fin en sí mismo, sino una herramienta para cumplir con funciones específicas establecidas por la ley. Los requerimientos mínimos de funcionalidad que el mecanismo o software debe cumplir son:
| Funcionalidad requerida | Descripción técnica |
|---|---|
| Monitoreo permanente y perfil transaccional | Monitoreo permanente de operaciones para identificar aquellas que no se encuentren dentro del perfil transaccional del cliente (monto, número, frecuencia, tipo, naturaleza, origen y destino) |
| Seguimiento a PEPS y alto riesgo | Seguimiento intensificado a clientes PEPS o de alto riesgo. Requiere base de datos especializada para PEPS |
| Búsqueda en listas restrictivas | Verificación de clientes y beneficiario controlador en listas negras: terroristas (portal UIF), listas 69-B del SAT, listas nacionales e internacionales (OFAC) |
| Acumulación de operaciones | Capacidad de acumular operaciones que superen el umbral de identificación en periodos de hasta seis meses |
Estos requerimientos técnicos son obligatorios y cualquier software antilavado que se implemente debe cumplir con estas funcionalidades mínimas.
Paso 3: diseño tecnológico y trazabilidad
Una vez definidos los requerimientos, se selecciona la solución tecnológica, priorizando la capacidad de reconstruir las operaciones.
3.1 Trazabilidad y reconstrucción
El mecanismo debe permitir la reconstrucción de operaciones en lo individual, incluyendo los registros de las operaciones realizadas. Esto implica que se debe garantizar la trazabilidad completa de las operaciones.
3.2 Opción tecnológica flexible
La ley reconoce que no todas las empresas tienen el mismo volumen de operaciones:
- Empresas con bajo volumen: Podrían usar herramientas sencillas como Excel o modelos híbridos para la acumulación de operaciones
- Empresas con 50+ operaciones diarias: La necesidad de un sistema automatizado robusto se vuelve evidente
- Clientes con ERPs: Se puede conectar un mecanismo automático o integrar módulos especializados
✅ Ventaja competitiva: Un sistema automatizado antilavado no solo cumple con la obligación legal, sino que reduce significativamente el tiempo de procesamiento de clientes y minimiza errores humanos en la identificación de operaciones sospechosas.
3.3 Seguridad y resguardo
Se debe garantizar la custodia, protección y resguardo de la información y documentación. La ley ahora exige la conservación de expedientes por un plazo de 10 años (antes 5 años). La conservación puede ser física o electrónica.
Paso 4: integración del EBR y generación de alertas
El sistema automatizado es el medio principal para aplicar el EBR en las transacciones diarias.
4.1 Asignación de riesgo automática
El sistema debe calificar al cliente en el momento de la identificación, ubicándolo en una matriz de riesgo (bajo, medio o alto). Los clientes de bajo riesgo pueden beneficiarse de una identificación simplificada.
| Nivel de riesgo | Acciones requeridas |
|---|---|
| Bajo riesgo | Identificación simplificada, monitoreo estándar |
| Riesgo medio | Identificación completa, monitoreo periódico |
| Alto riesgo / PEPS | Debida diligencia reforzada, seguimiento intensificado, aprobación de alta dirección |
4.2 Monitoreo de alertas
El mecanismo debe estar configurado para detectar operaciones que caen fuera del perfil transaccional del cliente (alertas). Si se detectan sospechas o indicios de que los recursos provienen de lavado de dinero, se debe presentar un aviso dentro de las 24 horas siguientes al conocimiento o generación de la sospecha.
4.3 Integración de datos
Es crucial alimentar el sistema con información consolidada de los clientes y las operaciones. La Ley reformada también exige recabar información que permita la reconstrucción, como:
- Correspondencia comercial (ej. correos electrónicos)
- Resultados de análisis previos
- Documentación del beneficiario controlador
- Historial transaccional completo
Paso 5: mantenimiento, capacitación y auditoría anual
El cumplimiento de PLD es un proceso dinámico que requiere observar y actualizar el manual y los sistemas.
5.1 Capacitación y selección de personal
Se deben desarrollar procesos para la selección de personal y adoptar programas de capacitación anuales dirigidos a:
- Órgano de administración
- Directivos
- Representante PLD
- Empleados con relación directa con los clientes
⚠️ Advertencia crítica: Si el personal no está bien entrenado, se corre el riesgo de estar "entrenando a una amenaza potencial para que actúe con mayor inteligencia". La capacitación debe ser continua, relevante y efectiva.
5.2 Auditoría anual obligatoria
Se establece la obligación de contar con una auditoría PLD anual:
- Riesgo medio: Auditoría interna
- Riesgo alto: Auditoría externa
El informe de auditoría revisará que la organización satisfaga los criterios de EBR y que el sistema automatizado funcione correctamente.
5.3 Actualización continua del sistema
El EBR y, por lo tanto, el sistema automatizado antilavado, deben actualizarse continuamente, al menos anualmente, para:
- Reflejar nuevos riesgos identificados
- Evaluar la eficiencia de los mecanismos implementados
- Incorporar cambios regulatorios
- Mejorar la detección de patrones sospechosos
¿Cómo elegir el sistema automatizado antilavado adecuado?
La selección del software antilavado correcto depende de varios factores clave:
| Factor | Consideraciones |
|---|---|
| Volumen de operaciones | ¿Cuántas operaciones procesas diariamente? ¿Mensualmente? |
| Tipo de actividad vulnerable | El sistema debe adaptarse a las particularidades de tu giro (inmobiliario, metales, juegos, etc.) |
| Integración con sistemas existentes | ¿Tienes un ERP? ¿Necesitas conexión API? |
| Cumplimiento específico LFPIORPI | El sistema debe estar diseñado para regulación mexicana (no solo estándares internacionales) |
| Soporte y actualizaciones | ¿El proveedor actualiza el sistema cuando cambian las reglas del SAT? |
| Costo vs beneficio | Considera no solo el costo del software, sino las multas evitadas y el tiempo ahorrado |
Preguntas frecuentes sobre mecanismos automatizados antilavado
¿Cuándo entra en vigor la obligación de tener un sistema automatizado antilavado?
La obligación fue establecida en las reformas del 16 de julio de 2025 (fracción X del artículo 18 LFPIORPI). Las reglas de carácter general que definirán los detalles específicos se esperan dentro de los 12 meses siguientes. Sin embargo, es recomendable iniciar la implementación de inmediato.
¿Todas las empresas necesitan el mismo tipo de sistema automatizado?
No. El término "mecanismos automatizados" en plural permite flexibilidad. Las empresas con bajo volumen de operaciones pueden usar herramientas más sencillas, mientras que aquellas con 50+ operaciones diarias necesitarán sistemas más robustos.
¿Qué es el Enfoque Basado en Riesgos (EBR)?
El EBR es una metodología que permite identificar, analizar, entender y mitigar los riesgos propios de la actividad vulnerable y de los clientes. Debe estar documentado y ser la base para la configuración del sistema automatizado.
¿Cuánto tiempo debo conservar los expedientes?
La ley reformada ahora exige la conservación de expedientes por un plazo de 10 años (anteriormente eran 5 años). La conservación puede ser física o electrónica.
¿Qué son las PEPS y por qué necesito un seguimiento especial?
Las Personas Políticamente Expuestas (PEPS) son individuos que desempeñan o han desempeñado funciones públicas destacadas. Requieren un seguimiento intensificado debido al mayor riesgo de corrupción o lavado de dinero.
¿Debo presentar avisos al SAT dentro de las 24 horas?
Sí. Si el sistema detecta sospechas o indicios de que los recursos provienen de lavado de dinero, se debe presentar un aviso dentro de las 24 horas siguientes al conocimiento o generación de la sospecha.
¿La auditoría PLD anual es obligatoria?
Sí. Las empresas de riesgo medio pueden realizar auditoría interna, mientras que las de riesgo alto requieren auditoría externa. El informe revisará el cumplimiento del EBR y la efectividad del sistema automatizado.
¿Qué listas restrictivas debo consultar?
Debes verificar clientes y beneficiarios controladores en:
- Listas de terroristas (portal de la UIF)
- Listas del 69-B del SAT
- Listas nacionales e internacionales como OFAC (para PEPS y clientes de alto riesgo)
Conclusión: el momento de actuar es ahora
La implementación de un sistema automatizado antilavado no es solo una obligación legal, sino una inversión estratégica en la sostenibilidad de tu negocio. Las reformas de julio 2025 a la LFPIORPI equiparan a los sujetos obligados con los estándares de las entidades financieras, elevando significativamente el nivel de cumplimiento requerido.
Los 5 pasos que hemos revisado —desde la elaboración del EBR hasta el mantenimiento continuo y la auditoría anual— representan un camino claro hacia el cumplimiento efectivo. Recuerda que el sistema automatizado no es un fin en sí mismo, sino una herramienta para aplicar tu Enfoque Basado en Riesgos de manera eficiente y escalable.
Las empresas que actúen ahora tendrán una ventaja competitiva significativa:
- Reducción de riesgos de sanciones y multas
- Mayor eficiencia operativa en el onboarding de clientes
- Mejor protección contra operaciones sospechosas
- Fortalecimiento de la reputación corporativa
¿Listo para implementar tu sistema automatizado antilavado?
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¿Tu empresa ya tiene documentado su Enfoque Basado en Riesgos? ¿Qué desafíos has encontrado en la implementación de mecanismos automatizados?
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